Kort oppsummert
For en regnskapsfører som kjører lønn, er det viktigste med kundens HR-system hvor enkelt det er å få riktige tall over i lønnssystemet.
Se etter fire ting: at tallene er godkjent før de kommer til deg, at eksportformatet passer lønnssystemet, at du slipper dobbel registrering, og at du kan spore hvor tallene kommer fra.
Godkjente timer før lønn
Mange avvik i lønnskjøringen skyldes timer som ikke er kontrollert. Hvis kunden sender timer som ikke er godkjent, må regnskapsføreren enten kontrollere selv eller rette i etterkant. Et godt HR-system lar lederen godkjenne timer, fravær og utlegg før noe sendes videre, og låser det som er godkjent.
Spør også hvordan systemet håndterer at noen godkjenner sine egne registreringer. Det bør være tydelige regler, og det bør logges.
Godkjenning i kundens system flytter kontrollen dit den hører hjemme. Lederen kjenner de ansatte og vet om timene stemmer med det som faktisk ble gjort. Regnskapsføreren kan da konsentrere seg om lønnsberegningen og avvikene, i stedet for å sjekke hver enkelt timeliste.
Eksportformater som passer lønnssystemet
Et HR-system er bare så godt som overgangen til lønnssystemet. Sjekk hvilket format eksporten har, om importen krever en bestemt modul i lønnssystemet, og om eksporten er i ordinær drift eller i beta. Et generisk CSV-format er nyttig som reserve, men krever mer tilpasning enn et ferdig importformat.
Noen regnskapssystemer har ikke import av lønnsgrunnlag. Da er en ryddig oversikt per ansatt det beste alternativet for manuell føring.
Ingen dobbel eksport
Dobbel eksport skjer når tall sendes til lønn to ganger, eller når samme tall føres både i HR-systemet og i lønnssystemet. Begge deler gir merarbeid og risiko for feil. Se etter et system der det er tydelig hvilken periode som er eksportert, og der godkjente data ikke kan endres i etterkant uten at det synes.
Det samme gjelder ansattregisteret. Hvis nye ansatte må legges inn både i HR-systemet og i lønnssystemet, oppstår det lett avvik i navn, ansattnummer eller avdeling. En eksport og import av ansattlisten gjør at registrene kan holdes like, slik at lønnsgrunnlaget treffer riktig person. For regnskapsføreren betyr det færre spørsmål tilbake til kunden og færre rettelser etter at lønnen er kjørt.
Sporbarhet
Når en ansatt spør om lønnen, må det være mulig å finne ut hvor tallene kom fra. Sporbarhet betyr at du kan se hvem som registrerte, hvem som godkjente og når. Revisjonslogg for endringer i lønn, arbeidsavtaler og roller gjør det lettere å svare.
- Godkjennes timer, fravær og utlegg før eksport?
- Låses godkjente timelister?
- Hvilket format har lønnseksporten, og krever den en bestemt modul?
- Er det tydelig hva som er eksportert?
- Logges endringer?
Slik gjør du det i HRflyt
I HRflyt godkjenner lederen timer, fravær og utlegg, og godkjente timelister låses mot videre endring. Egne registreringer må godkjennes av en annen når bedriften har flere som kan godkjenne; er administratoren eneste godkjenner, kan vedkommende godkjenne selv, og det logges.
Lønnsgrunnlaget eksporteres som fil til Tripletex (krever Tripletex Lønn), PowerOffice Go, Visma Lønn (beta) eller som generisk CSV, og for Fiken som oversikt per ansatt. Regnskapsførere kan bli partner med 15 % henvisningsprovisjon, og white-label er mulig etter avtale.
Les mer: HR-system for regnskapsførere · Partnerprogrammet · Integrasjoner