Fire grep som kutter tiden du bruker på HR-administrasjon

Hvorfor HR-administrasjon tar så mye tid

I mange små og mellomstore bedrifter er HR ikke noens hovedjobb. Daglig leder, en kontormedarbeider eller regnskapsføreren tar oppgavene ved siden av alt annet. Da blir løsningen ofte det som er nærmest for hånden: et regneark for ferie, en e-posttråd for egenmeldinger, en konvolutt med kvitteringer og en mappe med arbeidsavtaler.

Hver for seg fungerer disse verktøyene. Problemet oppstår når opplysningene skal brukes videre. Timer må tastes inn på nytt før lønnskjøring, fravær må telles opp for hånd, og kvitteringer må etterlyses. Hver gang noe skrives av, øker risikoen for feil, og noen må bruke tid på å kontrollere.

Grep 1: Registrer fravær digitalt

Ferie, egenmelding og annet fravær er lettere å holde orden på når den ansatte søker selv, og lederen godkjenner på samme sted. Da slipper du å lete i e-post eller samle lapper, og alle ser hvor mange feriedager som er igjen.

Ved sykefravær er arbeidsgiverperioden 16 kalenderdager. Holder du fraværet samlet, er det enklere å finne riktig periode og ha tallene klare når inntektsmeldingen skal sendes.

Grep 2: La ansatte føre timer og utlegg på mobilen

Timer som føres samme dag, er mer presise enn timer som rekonstrueres i slutten av måneden. Når de ansatte registrerer timer per prosjekt i en app, slipper du å samle inn timelister på papir eller i regneark.

Det samme gjelder utlegg. Når kvitteringen fotograferes med en gang, forsvinner den ikke i en lomme, og lederen kan godkjenne utlegget uten å vente på papirbilaget.

Grep 3: Lag lønnsgrunnlaget fra godkjente data

Den største tidstyven er ofte overgangen til lønn. Hvis lønnsgrunnlaget lages direkte fra godkjente timer, fravær og utlegg, trenger ingen å taste tallene inn på nytt. Lønnssystemet får en fil i riktig format, og den som kjører lønn, kan bruke tiden på kontroll i stedet for registrering.

Grep 4: Samle ansattopplysninger og arbeidsavtaler

Arbeidsmiljøloven § 14-6 krever skriftlig arbeidsavtale med bestemte minsteopplysninger. Når avtalene lages, signeres og lagres på samme sted som resten av ansattopplysningene, er det enklere å se hvem som mangler avtale, og du slipper å lete i e-post når noe skal sjekkes.

En selvbetjent ansattprofil gjør at den ansatte selv kan holde kontaktopplysninger oppdatert, i stedet for at endringer må gå via en e-post til den som har ansvaret for HR.

Slik gjør du det i HRflyt

I HRflyt fører de ansatte timer, søker fravær og registrerer utlegg i mobilappen. Lederen godkjenner, og godkjente timelister låses mot videre endring. Lønnsgrunnlaget lages som fil til Tripletex (krever Tripletex Lønn), PowerOffice Go, Visma Lønn (beta) eller som generisk CSV. For Fiken får du en lønnsoversikt per ansatt som PDF/CSV for manuell føring.

Arbeidsavtaler kan lages og signeres med innebygd elektronisk signering. NAV-hjelperen beregner arbeidsgiverperioden og gir deg tallene til inntektsmeldingen på nav.no. HRflyt er gratis for opptil 5 ansatte.